FAQ
SAE
En fonction de la durée légale de conservation des documents à archiver (10, 20, 30 ans et plus).
Arkhineo dispose d’une liste de formats pérennes que nous préconisons. Lors du versement des documents, le SAE contrôle et valide le format de chaque document afin d’assurer leur lisibilité dans le temps.
Oui. Les données et documents archivés dans le SAE sont votre propriété exclusive. Arkhineo s’engage, si vous le souhaitez, à vous restituer l’intégralité des documents archivés et les éléments de preuve associés à n’importe quel moment.
Non. La facturation est mensuelle en fonction de la volumétrie capturée, la maintenance est comprise dans le service.
Aucun. Il vous suffit de disposer d’un accès Internet.
Offre
Oui. Le système d’archivage peut être complètement automatisé et l’équipe Arkhineo ainsi que ses collaborateurs sont là pour vous aider à clairement définir vos besoins.
Oui. Notre service d’archivage est totalement modulable en fonction de votre problématique et besoins.
Oui, grâce à notre solution MyArkhineo vous pouvez archiver manuellement vos documents directement depuis ce portail web.
Il vous suffit de modifier les droits d’accès afin de mettre votre Système d’Archivage Electronique à la disposition d’un autre salarié.
Mise en service
Cela dépend de l’offre choisie. Pour l’API, cela varie en fonction des développements que vous allez effectuer, en moyenne cela prend une dizaine de jour. Pour MyArkhineo, en moins de 5 jours, votre Système d’Archivage Electronique peut être opérationnel.
Vous les définissez avec l’aide de l’équipe du support technique de Arkhineo lors de la mise en service. Par exemple, vous définissez qui à l’autorisation de consulter les archives en ligne, vous pouvez définir des niveaux d’accès en fonction des besoins ou des prérogatives hiérarchiques.
Arkhineo a défini des critères d’indexation des familles courantes de documents telles que les factures, les bons de livraison ou les contrats. Cependant ces critères peuvent être adaptés en fonction de vos besoins spécifiques pendant la mise en service. De nouveaux critères peuvent aussi être créés.
Sécurité
Oui, le login et le mot de passe représentent le premier niveau d’identification. Des niveaux supérieurs de sécurité dits « authentification forte », peuvent aussi être mis en place, selon vos besoins (par exemple authentification multi-facteurs.)
Vous recevez à votre convenance, un accusé de réception qui recense tous les documents archivés dans le Système d’Archivage Electronique. Vous êtes ainsi assuré que vos documents sont bien archivés chez Arkhineo et disposez d’un outil de traçabilité.
NON. Le document archivé ne peut pas être modifié. Cependant, vous pouvez travailler sur une copie que vous pourrez modifier et qui pourra, à son tour, être archivée dans le Système d’Archivage Electronique. Cette copie est considérée comme un autre document, puisqu’elle est différente du premier ou archivée à une date différente (horodatage).
NON. Le processus de destruction d’une archive est sécurisé. Pour détruire une ou plusieurs archives vous devez envoyer les IUA des archives concernées au service support, qui après une deuxième validation de votre part procèdera à la destruction ciblée des archives.
La destruction des archives se fait en fin de contrat, mais il est possible de demander la destruction de certaines archives pendant la durée de conservation des archives.
Lorsque vos archives arrivent à écheance, Arkhineo vous contacte et vous propose trois options : la prorogation de la durée de conservation, la restitution des archives, suivie de leur destruction ou leur destruction
Légal
Oui, notre service est certifié NF 461 (certification qui répond à cette norme et à son équivalent international ISO 14641-1)
Oui, Arkhineo est certifié ISO 27001. Cette certification atteste l’ensemble des moyens liés à la société concernant les exigences du Système de Management de la Sécurité et de l’Information (SMSI).
De plus, Arkhineo est aussi audité SOC 2 & 3 qui est un contrôle relatif à la sécurité, la disponibilité, l’intégrité des traitements, la confidentialité et la protection des données.
Oui, si l’original est numérique.
Si le document a été numérisé, il détient une valeur juridique à condition que le processus de numérisation réponde à la norme NF Z42-026.
Oui, depuis le décret du 5 décembre 2016 (Article 1379 du code civil) et l’arrêté du 22 mars 2017 une copie numérique est présumée fiable à partir du moment où la copie résulte d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps (des exigences techniques strictes sont à respecter quant aux conditions de numérisation).
Oui, Arkhineo a obtenu l’agrément « Hébergeur de données de santé » (HDS) pour « une prestation d’hébergement de données de santé à caractère personnel dans le cadre de son service d’archivage électronique à valeur probante », délivré par le Ministère de la Santé le 22 décembre 2017. Avec l’obtention de cet agrément, valable pour une durée de trois ans, Arkhineo conforte sa position de leader de l’archivage électronique en France et garantit désormais la protection et la sécurité des données personnelles de santé.
Oui, Arkhineo a obtenu le 29 septembre 2010, l’agrément du Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F). Arkhineo a été la première société à obtenir l’agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives électroniques publiques courantes et intermédiaires. Cet agrément, délivré sur la base d’un dossier détaillé, de la conformité à la Norme AFNOR NF Z 42-013 et à l’issue d’un audit conduit par les équipes du S.I.A.F, nous a été renouvelé pour 3 ans en février 2014.
Les rapports SOC 2 & 3 ont pour but d’évaluer et d’émettre un avis sur les contrôles mis en place par les prestataires pour les entreprises concernant la sécurité, la disponibilité, l’intégrité des traitements, la confidentialité et la protection des données