J’utilise une messagerie de type Outlook, comment archiver mes courriels ?

L’un de mes employés qui s’occupait du suivi de l’archivage quitte la société, comment est ce que je fais ?

Comment faire pour choisir les critères d’indexation qui me permettront d’archiver et de rechercher mes documents ?

Combien de temps faut-il pour installer un service d’archivage électronique ?

Je souhaite archiver des documents, mais non les consulter en ligne. Est-ce possible ? Combien cela coûterait-il ?

Comment faire pour définir les droits d’accès ?

Combien de temps CDC Arkhinéo conserve-t-il mes archives ?

Puis-je récupérer mes archives à la fin de mon contrat ?

Faut-il acquitter une maintenance annuelle ?

Puis-je déterminer qui à l’autorisation de consulter les archives en ligne ? Si oui, puis-je définir des niveaux d’accès en fonction des besoins ou des prérogatives hiérarchiques ?

Puis-je archiver seulement les documents que je juge importants (de façon manuelle) ?

Est-il possible d’archiver systématiquement tous les documents d’un type précis quel que soit l’utilisateur ?

Puis-je, selon le type de document (courriel, facture, bulletin de paie, etc.) définir des modalités d’archivage différentes (automatique, manuelle) ?

Puis-je archiver 20 To de données 1 fois par an ?

Du fait de la nature de mon activité, j’ai des pics de productions de documents et des pics de demande de restitution à certaines époques de l’année, lors de ces moments là, votre solution sera t-elle toujours aussi efficace ?

• J’utilise une messagerie de type Outlook, comment archiver mes courriels ?
  Vous avez 2 solutions :
  - L’archivage automatique : tous les courriels entrant et sortant de votre boîte aux lettres sont archivés,
  - L’archivage manuel : vous archivez uniquement les courriels importants, au moment où vous le voulez.

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• L’un de mes employés qui s’occupait du suivi de l’archivage quitte la société, comment est ce que je fais ?
  Vous modifiez simplement les droits d’accès afin de mettre votre Coffre-fort électronique® à la disposition d’un autre salarié.

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• Comment faire pour choisir les critères d’indexation qui me permettront d’archiver et de rechercher mes documents ?
  CDC Arkhinéo a défini des critères d’indexation des familles courantes de documents telles que les images-chèques, les factures, les bons de livraison ou les courriels. Cependant ces critères peuvent être adaptés en fonction de vos besoins spécifiques. De nouveaux critères peuvent aussi être créés.

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• Combien de temps faut-il pour installer un service d’archivage électronique ?
  En moins d’une semaine, votre Coffre-fort électronique® peut être opérationnel.

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• Je souhaite archiver des documents, mais non les consulter en ligne. Est-ce possible ? Combien cela coûterait-il ?
  Oui, c’est possible. Dans ce cas, un forfait est mis en place, en fonction du volume de documents archivés.

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• Comment faire pour définir les droits d’accès ?
  Vous les définissez avec l’aide de l’équipe du support technique de CDC Arkhinéo.

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• Combien de temps CDC Arkhinéo conserve-t-il mes archives ?
  En fonction de la durée légale de conservation et aussi longtemps que vous le souhaitez.

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• Puis-je récupérer mes archives à la fin de mon contrat ?
  Oui. Les données et documents archivés dans le Coffre-fort électronique® sont votre propriété exclusive. CDC Arkhinéo s’engage, si vous le souhaitez, à vous restituer l’intégralité des documents archivés à la fin du contrat.

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• Faut-il acquitter une maintenance annuelle ?
  Non. La facturation est mensuelle en fonction de la volumétrie capturée, la maintenance est comprise dans le service.

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• Puis-je déterminer qui à l’autorisation de consulter les archives en ligne ?
  Si oui, puis-je définir des niveaux d’accès en fonction des besoins ou des prérogatives hiérarchiques ?
  Oui. La politique des droits d’accès se détermine au moment de la mise en place du service. CDC Arkhinéo vous aide à la définir en fonction de vos besoins.

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• Puis-je archiver seulement les documents que je juge importants (de façon manuelle) ?
  Oui. En fonction du mode d’archivage défini, vous pouvez déterminer les documents à archiver et le faire manuellement (cf. offre modulaire).

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• Est-il possible d’archiver systématiquement tous les documents d’un type précis quel que soit l’utilisateur ?
  Oui. Le système d’archivage peut être complètement automatisé et les collaborateurs CDC Arkhinéo sont là pour vous aider à clairement définir vos besoins (cf. offre globale).

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• Puis-je, selon le type de document (courriel, facture, bulletin de paie, etc.) définir des modalités d’archivage différentes (automatique, manuelle) ?
  Oui. Notre service d’archivage est totalement modulable en fonction de votre problématique. Contactez-nous, nous vous donnerons toutes les informations que vous souhaitez.

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• Puis-je archiver 20 To de données 1 fois par an ?
  Oui. Nous vous proposons alors un contrat « reprise d’historique ».

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• Du fait de la nature de mon activité, j’ai des pics de productions de documents et des pics de demande de restitution à certaines époques de l’année, lors de ces moments là, votre solution sera-t-elle toujours aussi efficace ?
  Oui, les performances du système sont indépendantes de la volumétrie.

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